El tiempo es dinero y en todo lo que tenga que ver con la actividad empresarial más. Algo que los empresarios tienen muy presente tras ver cómo el día se les queda corto, a menudo, por haber perdido gran parte de este en reuniones de lo más improductivas que, además de tediosas, poco más aportan a la vida de la empresa.
Es por eso que es importante recurrir a distintos expertos que han abordado el tema de las reuniones de empresa en busca de distintas técnicas y contextos que favorezcan la productividad encontrando las soluciones necesarias para la compañía, sirviendo para mejorar la comunicación y, en definitiva, para que todos los segmentos salgan con las ideas claras de qué hay que hacer para mejorar en sus respectivos apartados.
Vamos pues a ver qué puntos van a ayudarnos a que nuestras reuniones funcionen conforme a lo esperado:
En muchos casos la improductividad de las reuniones viene marcado por la realización de la misma en un entorno poco adecuado. Igual que es interesante cerrar según qué negocios o hacer networking durante una comida, no parece el mejor lugar para tratar según qué temas con tu equipo. Para ello lo ideal será hacer uso de una sala de reuniones amplia, bien iluminada, con los materiales necesarios para que cada exposición se pueda llevar a cabo y tener todos los aparatos electrónicos necesarios para cada ocasión listos antes de que los miembros de la misma empiecen a llegar para no perder tiempo en estas transiciones.
Ni que decir tiene que, en muchas ocasiones, el problema de las reuniones viene determinado por la aparición de personas que lideran departamentos que poco o nada tienen que ver con determinadas órdenes del día, o incluso con mandos inferiores lo que lejos de ayudar supone un número mayor de intervenciones de cargos sin capacidad de decisión sobre ciertos asuntos. Es por eso que es interesante asegurarse que todos los asistentes son los que deben estar, ni uno más ni uno menos.
En obligatorio tener controlado es la agenda del día y de la documentación que acompañará a la exposición de todos los puntos a tratar. Uno de los motivos que hacen fracasar a las reuniones desde el primer minuto es precisamente la falta de información, pros y contras, voces autorizadas, casos similares y todo tipo de datos que debemos tener bajo control y haber leído atentamente anteriormente. Antes de tomar cualquier decisión esta debe ponerse en manos del resto de la mesa para así poder discutir con todos los datos, habiendo, obviamente, indicado también al resto de integrantes cuál es el orden del día para que estos hagan lo propio.
Una vez este punto está controlado, es también capital organizar los turnos de intervención y pedir concreción en las exposiciones a través de ideas concretas. Otro gran problema que convierte a las reuniones en improductivas es el argumentario adornado, la aparición de conceptos abstractos o de ideas alejadas de los puntos a tratar en la orden del día. Si bien es interesante comentar cualquier idea que pueda ayudar a la empresa, es importante hacerlo en su momento y no en mitad de una exposición sobre un tema concreto. Así pues, ceñirse a los puntos del día y acotar tanto las intervenciones como el tiempo total de la reunión ayudarán a conseguir esa mayor concreción.
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