Cómo conseguir que las reuniones de empresa sean realmente provechosas

El tiempo es dinero y en todo lo que tenga que ver con la actividad empresarial más. Algo que los empresarios tienen muy presente tras ver cómo el día se les queda corto, a menudo, por haber perdido gran parte de este en reuniones de lo más improductivas que, además de tediosas, poco más aportan a la vida de la empresa.

Es por eso que es importante recurrir a distintos expertos que han abordado el tema de las reuniones de empresa en busca de distintas t√©cnicas y contextos que favorezcan la productividad encontrando las soluciones necesarias para la compa√Ī√≠a, sirviendo para mejorar la comunicaci√≥n y, en definitiva, para que todos los segmentos salgan con las ideas claras de qu√© hay que hacer para mejorar en sus respectivos apartados.

Vamos pues a ver qué puntos van a ayudarnos a que nuestras reuniones funcionen conforme a lo esperado:

En muchos casos la improductividad de las reuniones viene marcado por la realizaci√≥n de la misma en un entorno poco adecuado. Igual que es interesante cerrar seg√ļn qu√© negocios o hacer networking durante una comida, no parece el mejor lugar para tratar seg√ļn qu√© temas con tu equipo. Para ello lo ideal ser√° hacer uso de una sala de reuniones amplia, bien iluminada, con los materiales necesarios para que cada exposici√≥n se pueda llevar a cabo y tener todos los aparatos electr√≥nicos necesarios para cada ocasi√≥n listos antes de que los miembros de la misma empiecen a llegar para no perder tiempo en estas transiciones.

Ni que decir tiene que, en muchas ocasiones, el problema de las reuniones viene determinado por la aparici√≥n de personas que lideran departamentos que poco o nada tienen que ver con determinadas √≥rdenes del d√≠a, o incluso con mandos inferiores lo que lejos de ayudar supone un n√ļmero mayor de intervenciones de cargos sin capacidad de decisi√≥n sobre ciertos asuntos. Es por eso que es interesante asegurarse que todos los asistentes son los que deben estar, ni uno m√°s ni uno menos.

En obligatorio tener controlado es la agenda del d√≠a y de la documentaci√≥n que acompa√Īar√° a la exposici√≥n de todos los puntos a tratar. Uno de los motivos que hacen fracasar a las reuniones desde el primer minuto es precisamente la falta de informaci√≥n, pros y contras, voces autorizadas, casos similares y todo tipo de datos que debemos tener bajo control y haber le√≠do atentamente anteriormente. Antes de tomar cualquier decisi√≥n esta debe ponerse en manos del resto de la mesa para as√≠ poder discutir con todos los datos, habiendo, obviamente, indicado tambi√©n al resto de integrantes cu√°l es el orden del d√≠a para que estos hagan lo propio.

Una vez este punto est√° controlado, es tambi√©n capital organizar los turnos de intervenci√≥n y pedir concreci√≥n en las exposiciones a trav√©s de ideas concretas. Otro gran problema que convierte a las reuniones en improductivas es el argumentario adornado, la aparici√≥n de conceptos abstractos o de ideas alejadas de los puntos a tratar en la orden del d√≠a. Si bien es interesante comentar cualquier idea que pueda ayudar a la empresa, es importante hacerlo en su momento y no en mitad de una exposici√≥n sobre un tema concreto. As√≠ pues, ce√Īirse a los puntos del d√≠a y acotar tanto las intervenciones como el tiempo total de la reuni√≥n ayudar√°n a conseguir esa mayor concreci√≥n.

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