¿Cuándo puede una empresa espiar los correos de sus trabajadores?

La pregunta a si una empresa puede vigilar los correos que sus trabajadores envían desde sus cuentas de mail corporativas es que sí. Así lo ha confirmado una reciente sentencia emitida por el Tribunal Europeo de Derechos Humanos en los que se han detallado, eso sí, los supuestos que deben darse para que el espionaje se pueda llevar a cabo.

El primero de todos es el que tiene que ver con el aviso previo por parte de la empresa. Una vez este se produce, no todo vale ya que el control debe ser proporcional, necesario y lo menos invasivo posible. De la misma manera todos los trabajadores que acepten estas condiciones deberán ser conocedores de cómo y en qué periodo se va a proceder al revisado de correos electrónicos, así como cuál es la intención de los mismos.

Y es que, para que se pueda llevar a cabo el análisis de los emails de un trabajador o grupo de trabajadores la empresa debe estar en posesión de sospechas fundadas de que el empleado está incumpliendo alguna parte de su contrato y comprometerse a no invadir su privacidad durante el tiempo que se extienda la investigación. A este respecto cabe recordar que el uso de las redes sociales desde los dispositivos de empresa también podría ser monitorizado.

En cuanto a los supuestos que se entiende pueden ser susceptibles de provocar una monitorización de un empleado aparecen algunos tales como un envío de corres muy superior a lo que la compañía estime como normal superando la media del resto de compañeros encargados de las mismas labores, así como el envío masivo de archivos o el intercambio de mails con dominios con los que la empresa no posee vinculación alguna.

En relación a qué es lo que se puede llegar a leer y qué no, todo parece indicar que bajo ningún pretexto se pueden quebrantar los principios de idoneidad y proporcionalidad. Algo que no queda claro cómo se puede llevar a cabo lo que se traduce en que la empresa podrá investigar todo lo redactado o enviado en los correos electrónicos del trabajador o trabajadores que se investigan una vez se esté en posesión de esos indicios de mal uso de los que hablábamos antes.

Los dispositivos de empresa, susceptibles de ser investigados incluyendo el uso en las redes sociales

En este sentido, se recomienda que durante la investigación se pongan todos los mecanismos de seguridad para el investigado posibles tales como el uso de filtros que lleven directamente a aquellos correos que se quieren revisar evitando que todos los archivos manejados por el trabajador queden al descubierto.

En definitiva, antes de iniciarse ninguna investigación de correos electrónicos de la plantilla de una empresa determinada se debe informar tanto de que se va a proceder al inicio de una monitorización, de cómo se va a llevar a cabo de cuáles son los protocolos para realizarla y asegurarse de que todos los interesados han leído, entendido y aceptado las condiciones antes de proceder a iniciarla.

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